Déclarations de vie privée

POLITIQUE VIE PRIVÉE DU GROUPE UCM

Le Groupe UCM offre de multiples services destinés aux entreprises et aux indépendants. En tant que Groupe Social et en tant qu’Organisation patronale de défense des Indépendants, le Groupe UCM est attentif à la protection des données à caractère personnel et veille au respect du Règlement UE N°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à Personnes Physiques à l’égard de leurs Données à Caractère Personnel, encore dénommé « Règlement GDPR » ainsi qu’à la Loi du 30 juillet 2018 complétant le Règlement Européen.

DESTINATAIRES DE LA PRÉSENTE POLITIQUE VIE PRIVÉE

La présente Déclaration s’applique aux Clients et aux prospects du Groupe mais également aux visiteurs de nos sites internet, candidats à un recrutement ou utilisateurs de nos Services en ligne ou de nos webservices.

LES TRAITEMENTS QUE NOUS EFFECTUONS

Catégories de données traitées

Les traitements que nous effectuons permettent de collecter différentes catégories de données à caractère personnel parmi lesquelles :

Des données d’identification : nom, prénom, identifiant d’utilisateur
Des données de contact : adresse physique, adresse email, numéro de téléphone
Des données familiales : situation familiale, composition du ménage, personnes à charges notamment dans le cadre des traitements relatifs aux allocations familiales mais également dans le cadre de la Caisse d’Assurances Sociales.
Des données financières : N° de compte bancaire, revenus
Des données de connexion : comme l’adresse IP, le nom d’utilisateur. Ces informations permettant de vous identifier lorsque vous vous connectez via votre adresse IP ou de sécurité l’accès aux espaces personnels de nos applications (APPIPAY, …)
Des données liées à votre formation : diplômes, parcours scolaire ou dans l’enseignement supérieur notamment dans le cadre des offres d’emplois auxquelles vous postulez un emploi.

Modalités de collecte des données

Ces données sont collectées de différentes manières :

Soit par vous directement
Soit par l’intermédiaire d’un employeur dans le cadre du traitement des opérations de paie par le Secrétariat Social
Soit par des tiers via des organismes officiels : données du Registre National, données de la Banque Carrefour des Entreprises… dans le cadre des missions légales que nous assurons en votre qualité d’Indépendants ou d’Entreprises.

LES FONDEMENTS DE NOS TRAITEMENTS

Les traitements réalisés par les entités juridiques du Groupe UCM sont effectués :

Dans le cadre d’obligations légales : il s’agit notamment de services effectués par le Guichet d’Entreprises UCM, la Caisse d’Allocations Familiales CAMILLE et la Caisse d’Assurances Sociales UCM
Sur base contractuelle :
- Afin de répondre à des prescrits légaux : il s’agit de traitements effectués par le Secrétariat Social UCM
- Dans le cadre d’une offre de service à laquelle vous avez répondu (inscription à des formations…)
Sur base de votre consentement lorsque vous sollicitez :
- des renseignements
- téléchargez un document
- une newsletter
- ou lorsque vous nous autorisez à vous adresser certaines offres
- ou lorsque vous consentez à l’utilisation de cookies
- ou lorsque vous souhaitez que nous conservions votre CV au sein de notre réserve de recrutement.
Sur base de l’intérêt légitime :
- Fondé sur une obligation de sécurité : lorsque nous imposons la fourniture d’un mot de passe pour accéder à un espace client
- Fondé sur un souci d’information :
  - Lorsque nous vous transmettons des informations sur des séances d’informations en lien avec les dispositifs européens d’aides et de soutien aux entreprises et aux indépendants
  - Lorsque nous vous proposons de participer à des évènements en lien avec votre qualité de membre-adhérent du Mouvement
  - Lorsque nous vous adressons certaines brochures liées au Mouvement de défense des indépendants.

Pour la description des traitements réalisés par les différentes entités du Groupe UCM, vous devez consulter les Déclarations Vie Privée des différentes entités consultables sur notre site.

TRAITEMENTS DE DONNÉES A PARTIR DU SITE INTERNET

La présente Déclaration Vie Privée s’applique également aux traitements de données à caractère personnel réalisés pour le compte des entités juridiques suivantes :
- Le SECRÉTARIAT SOCIAL UCM
- Le GUICHET D’ENTREPRISES UCM
- La CAISSE D’ASSURANCES SOCIALES UCM
- La CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES UCM
- UCM NATIONAL
- UCM NAMUR

Elle s’applique aux Clients des entités concernées, mais également aux prospects et visiteurs :
- Du site principal https://www.ucm.be
- Mais également aux sites internet liés au site principal à savoir :
Pour les traitements associés aux sites liés au site principal, il convient de se reporter aux Déclarations Vie Privée des entités juridiques suivantes :
UCM NATIONAL :
- UCM National asbl
Déclarations Vie Privée des Sites suivants :
SECRETARIAT SOCIAL UCM :

GUICHET D'ENTREPRISE :
- UCM Guichet d'entreprises asbl
- https://www.comptables-ucm.be
CAMILLE : Camille asbl (2 Mb)
UCM HAINAUT : UCM Hainaut asbl
UCM LUX : UCM Lux asbl
UCM NAMUR : UCM Namur asbl
UCM PME-CDT : UCM PME CDT asbl

DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

La durée de conservation des données varie selon la nature du traitement effectué. Pour plus d’informations, il convient de vous reporter aux Déclarations Vie Privée propres à chacune de nos entités juridiques ou de solliciter des renseignements auprès du Data Protection Officer à l’une des adresses suivantes :

Soit par email à l’adresse suivante : dpo@ucm.be
Soit en adressant une lettre à :
Délégué à la Protection des Données
Chaussée de Marche 637
5100 NAMUR-WIERDE

POLITIQUE COOKIES

Sur chacun de nos sites internet sont utilisés des cookies de manière respectueuse de votre vie privée et pertinente. Nous disposons d’une Politique Cookies à laquelle vous pouvez accéder via notre site ucm.be

RESPONSABILITÉ DE TRAITEMENT ET SOUS-TRAITANCE

Chaque entité juridique du Groupe UCM est Responsable de ses propres Traitements de Données.
Le Secrétariat Social UCM bénéficie d’une position particulière :
- Il est sous-traitant de l’employeur lorsqu’il traite les données à caractère personnel pour le compte de l’employeur. Dans ce cas, il agit sous la responsabilité de traitement de l’employeur.
- Mais il est également Responsable de Traitement pour des traitements spécifiques comme ceux relatifs à sa comptabilité, à ses traitements marketing….

TRANSMISSION DE VOS DONNÉES

Les données que vous nous confiez ne sont pas revendues à des tiers.

Dans certains cas et sous certaines conditions, vos données à caractère personnel peuvent être transmises à des tiers, lorsque :
- Nous exécutons une mission légale : dans le cadre des transmissions à des organismes officiels (Banque Carrefour Sécurité Sociale, Banque Carrefour des Entreprises
- Ou lorsque nous remplissons des obligations contractuelles : transmission de données à l’ONSS dans le cadre de la convention signée entre vous Client et le Secrétariat Social UCM
- Ou pour des raisons fondées sur l’intérêt légitime : lorsque des traitements sont réalisés pour notre compte par un Sous-Traitant. Dans ce cas, le Sous-traitant agit sur nos instructions avec des règles de sécurité imposées
- Ou lorsque vous avez accepté une transmission de données.

Les Prestataires externes sont choisis en appliquant les règles suivantes :
- Choix de prestataires nationaux
- Subsidiairement, choix de prestataires européens proches
- De manière infiniment subsidiaire, choix de prestataires hors UE mais respectant la Règlementation européenne en matière d’export de données.

NOS MESURES DE SÉCURITÉ

Les mesures de sécurité s’imposent à notre personnel grâce à :

Des formations internes
Des mises en situation
Une gestion physique des accès
Une gestion du poste du travail
Une gestion de nos matériels.

Les mesures de sécurité imposées par nos services informatiques

Présence de pare-feux
Séparation des accès logiques à internet (réseau guest, réseau interne)
Anti-virus
Back-up des données et redondance des sauvegardes
Accès sécurisé du personnel aux données
Changements réguliers de mot de passe
Analyse permanente du traffic sur nos sites
Audits et mise à l’épreuve des systèmes via des pentests.

VOS DROITS EN TANT QUE CLIENTS, PROSPECTS, VISITEURS, UTILISATEURS

Le Règlement « GDPR » a mis en place différents droits au bénéfice des personnes physiques dont les données à caractère personnel sont traitées :

Le droit de consultation de vos données.
Si vous souhaitez consulter les données que nous traitons à votre sujet, vous pouvez également exercer votre droit d'accès, nous vous fournirons un aperçu le plus complet possible de vos données.
Le droit de rectification de vos données.
Il peut arriver que certaines données que nous détenons à votre sujet ne soient pas ou plus correctes. Vous pouvez toujours demander que ces données soient rectifiées ou complétées sauf si nous ne sommes pas la source authentique de ces données.
Le droit de demander la suppression de vos données.
Si vous pensez qu’un traitement de certaines données est inapproprié, vous pouvez demander que ces données soient supprimées dans certaines conditions car certains textes légaux afférents à notre mission légale ou la convention d’affiliation nous imposent l’utilisation de certaines données à caractère personnel sans lesquelles nous ne pourrions plus remplir notre mission.
Le droit de vous opposer à une utilisation spécifique de vos données.
Si vous n'êtes pas d'accord avec une utilisation spécifique de certaines données dans le cadre d’un traitement basé sur un intérêt légitime vous avez le droit de vous y opposer. Nous accepterons cette opposition, sauf en cas de raison impérieuse.
Le droit de refuser que vos données soient traitées de façon automatique.
Certains traitements de données et certaines procédures se déroulent d'une façon entièrement automatisée, sans intervention humaine. Si vous n'êtes pas d'accord avec le résultat de cette procédure entièrement automatisée, vous pouvez nous contacter. Vous pouvez ainsi demander l'intervention de l'un de nos collaborateurs ou nous faire savoir la raison pour laquelle vous contestez cette réponse. Cependant, au sein du Groupe UCM nous avons fait le choix de limiter les traitements automatisés.
Le droit d’obtenir le transfert de vos données à un tiers.
Vous avez le droit de demander de transférer directement à un tiers, les données à caractère personnel que vous avez communiquées à la Caisse dans les limites posées par le Règlement.

COMMENT EXERCER VOS DROITS

Avant d’exercer vos droits, il est important de vous reporter aux politiques de protection des données des différentes entités juridiques du Groupe présentes sur notre site https://www.ucm.be

Afin d’exercer vos droits, vous pouvez écrire au Délégué à la Protection des Données désigné par les entités juridiques du Groupe UCM :
- Soit via l’adresse email suivante : dpo@ucm.be
- Soit par écrit en adressant une lettre à
  Délégué à la Protection des Données
  Chaussée de Marche 637
  5100 NAMUR-WIERDE

Dans votre demande, veillez à être précis, nous pourrons ainsi traiter votre demande de manière concrète et correcte. Il est notamment important de préciser :
- Vos nom, prénom, adresse physique et adresse email
- L’objet de votre demande
- Votre qualité : client, utilisateur, candidat au recrutement, prospect (non client UCM)
- L’objet de votre demande.

Lorsque vous exercez un droit, nous pouvons être amenés à vous demander de justifier de votre identité afin d'éviter que quelqu'un d'autre n'exerce vos droits à votre place. Une copie de la carte d'identité peut donc être demandée.

En cas de désaccord avec la réponse formulée par le DPO, vous pouvez consulter le site de l’Autorité de Protection des données et, dans cette hypothèse, exercer vos droits auprès de ladite autorité.

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