GDPR : quel impact sur vos relations de travail ?

Le règlement européen relatif au traitement des données à caractère personnel, mieux connu maintenant sous l’acronyme GDPR, vise à harmoniser les droits des personnes en ce qui concerne la protection de leurs données. D'application dès le 25 Mai 2018, ce règlement aura des impacts pour chaque entreprise. Les relations de travail ne seront pas épargnées.

Le nouveau Règlement européen confirme dans une large mesure les principes existants. Mais les droits et obligations des parties sont sensiblement renforcés. Le GDPR concerne aussi les relations de travail, tant les traitements mis en œuvre dans le domaine du traitement des salaires et celui de la gestion des ressources humaines sont nombreux et parfois sensibles (recrutement, évaluation, rémunération, formation …).Le nouveau Règlement européen confirme dans une large mesure les principes existants. Mais les droits et obligations des parties sont sensiblement renforcés. Le GDPR concerne aussi les relations de travail, tant les traitements mis en œuvre dans le domaine du traitement des salaires et celui de la gestion des ressources humaines sont nombreux et parfois sensibles (recrutement, évaluation, rémunération, formation …).

Les principes relatifs au traitement des données à caractère personnel

Pour rappel, les "données à caractère personnel" visent toute information sur base de laquelle une personne peut être identifiée directement ou indirectement, telle que le nom, l'adresse, la photo, le numéro de téléphone, ou encore l'empreinte digitale ...

Les données à caractère personnel doivent être :

• traitées de manière licite, loyale et transparente
• collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes
• adéquates, pertinentes et nécessaires au regard des finalités poursuivies     
• exactes et, si nécessaire, tenues à jour
• conservées sous une forme permettant l’identification pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités poursuivies
• traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données.

L’employeur qui traite une donnée à caractère personnel doit donc avoir une raison fondée pour le faire. Dans le cadre de la relation de travail, l’employeur s’appuiera la plupart du temps sur :

• la nécessité d’exécuter le contrat de travail
• l’obligation de remplir ses obligations légales (par exemple : les déclarations sociales et fiscales)
• l’intérêt légitime de l’entreprise (par exemple : les suivis d’évaluation des travailleurs).

Ce n’est qu’à défaut d’un de ces fondements que l’employeur devra recueillir le consentement du travailleur avant de traiter ses données à caractère personnel.

Le devoir d’information des travailleurs

Le devoir d’informer le travailleur quant au traitement de ses données à caractère personnel n’est pas nouveau en droit belge.
Le GDPR renforce cependant cette obligation.

S’ajoutent ainsi aux informations déjà requises (finalité du traitement, catégories de données, identité du responsable de traitement…) de nouvelles mentions :

• le fondement légal du traitement de ces données
• l’identité de l’éventuel délégué à la protection des données (DPO)
• les droits dont disposent les travailleurs quant à la consultation, la rectification, la limitation, portabilité ou encore l’effacement de ses données
• le délai de conservation des données
• la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Tant les nouveaux travailleurs que ceux déjà en service doivent recevoir ces informations. Ce devoir d’information peut être rencontré par la mise à jour de votre règlement de travail.

Vos travailleurs doivent y être sensibilisés

La protection des données à caractère personnel des collaborateurs, des clients ou encore des fournisseurs est l’affaire de tous, et pas seulement celle des juristes ou des informaticiens !

Vos travailleurs doivent y être sensibilisés. Ils sont concernés en qualité de professionnels en relation avec votre clientèle, vos fournisseurs, ou encore vos partenaires mais aussi en qualité de citoyen !

Des actions peuvent être mises en place assez aisément :

• Orientez les demandes qui pourraient arriver des personnes concernées par les traitements que vous opérez vers le bon interlocuteur
• Rappelez vos règles internes de gestion des données à caractère personnel (ne pas divulguer de données à des tiers non autorisés, ne donner accès qu’aux données nécessaires…)
• Sensibilisez vos collaborateurs aux règles de sécurité (verrouiller son poste de travail lorsque l’on s’absente, changer ses mots de passe …)

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